Hakijakokemukset osana rekrytointia

Rekrytointiprosessien aikainen viestintä puhututtaa paljon. Työnhakijoiden ja rekrytoijien välinen kommunikointi sakkaa. Hakemuksen lähettämisen jälkeen voi mennä viikkoja ennen ensimmäistäkään yhteydenottoa. Tai pahimmillaan, hakemukseen ei koskaan vastata mitään. Tai näin: haastattelussa on käyty, mutta sen jälkeen alkaakin radiohiljaisuus. Myöhemmin saa lukea tai kuulla, että paikka on täytetty.

Meillä ATA:lla hakijoiden kokemukset rekrytointiprosesseista on tärkeä mittari työllemme, ja ne toimivat meille käyntikorttina tulevaisuuteen. Ja luonnollisestikin ne vaikuttavat myös työnantajamielikuvaamme. Panostamme erityisesti kommunikointiin hakijoiden kanssa. Saamme ilahduttavan paljon sanallista palautetta hakijoiltamme rekrytointiprosessien aikana ja myös jälkikäteen. Jaamme kommentit aina toisillemme, joten päätimme jakaa niitä myös muille:

”Mitä tässä oon hakemuksia laittanut ja n. 100 yritystä kontaktoinu, niin teillä kyllä esimerkillistä työtä ja pidetään hakijakokemus korkealla tasolla. Ei ole vielä yhtä hyvää tullut vastaan!”

No mitä me sitten teemme?

Ajatusmaailmamme lähtee liikkeelle ihan jo siitä, että kommunikoinnin tulee alkaa heti hakemuksen saavuttua. Lähetämme jokaiselle hakijalle viestin, jossa kerromme hakemuksen tulleen perille. Seuraavaksi kerromme hakijalle, kun alamme avata ja käsitellä hakemuksia. Alamme tutustua hakijaan ja hänen hakudokumentteihinsa. Kutsumme haastatteluun tai vaihtoehtoisesti ilmoitamme, jos prosessissa ei syystä tai toisesta jatketa eteenpäin. Työnhakija on kiinnostunut meistä ja tehnyt töitä hakemuksensa eteen – miksi me ei tehtäisi samalla tavalla?

Meiltäkin lähtee niitä ikäviä ”valitettavasti valinta ei kohdistunut sinuun” -viestejä, mutta pyrimme siihen, että tähän tylsään viestiin sisältyisi jotain konkreettista: perustelut. Perusteluna voi olla se, ettei ole tehtävään sopiva, jolloin pyrimme avaamaan sitä, mitä tehtävään etsittiin (esimerkiksi työkokemuksen puute vastaavista tehtävistä). Toisaalta usein voi tulla kymmenittäin hakijoita yhtä avointa paikkaa kohden, ja tällöin jää väkisinkin myös potentiaalisia hakijoita valitsematta jatkoon. Kun haussa on mukana suuri joukko osaajia, on hakijan alkutiedot ja hakudokumentit ne, mitkä ratkaisevat.

Hakemuskirje perusteluineen tai helppolukuinen ansioluettelo ovat niitä ratkaisun avaimia karsittaessa suuresta joukosta potentiaalisimmat osaajat haastatteluihin. Mahdollisuuksien mukaan annamme myös palautetta hakudokumenteista, mikäli rekrytoijan silmillä huomaamme niissä jotain kehitettävää. Usein kannustamme esimerkiksi selkeyttämään ansioluetteloa tai räätälöimään hakudokumentteja haettuun paikkaan sopiviksi.

Kerro vähintään sähköpostiviestillä rekrytointiprosessin etenemisestä. Kommunikoimalla panostat työnantajamielikuvaan.

Rekryprosessin loppusuora häämöttää. Mitä sitten, kun haastattelukierrokset on pidetty ja valinnat tehty? No luonnollisestikin ilmoitamme päätökset kaikille mukana olleille. Valituksi ja ei-valituksi tulleille. Ei-valituksi tulleille pyrimme aina ilmoittamaan puhelinsoitolla henkilökohtaisesti, mutta vähintään rustaillaan sähköpostiviesti. Ja tässäkin vaiheessa: avoimuus ja perustelut. Vaikka hakija ei tulisikaan valituksi ja päätös harmittaisi, niin hän kuitenkin osaa arvostaa sitä, että päätökset kerrotaan henkilökohtaisesti. Prosessi on hoidettu hyvin, ja hakijalle jää positiivinen mielikuva yrityksestä.

Rekry maalissa! Pyydämme lopuksi rekryissämme jokaiselta mukana olleelta hakijalta palautetta sähköisesti. Numeraalisesti hakijapalautteidemme keskiarvo vuonna 2022 oli 3,9 / 5. Tekemisen tason tahtoisimme sinne yhäkin lähemmäksi vitosta. Lähellä ollaan, mutta kehittämisen kohteita löytyy, kuten jokaisesta prosessista pitääkin. Suurin kompastuskivemme lienee rekryprosessien kokonaiskäsittelyaika, joka toisinaan syystä tai toisesta venyy pitkähköksi – varsinkin, jos hakijoita on tullut paljon. Täysin valmis tai täydellinen ei tässäkään voi koskaan olla, vaan täytyy olla jatkuvasti hereillä ja halukas kehittymään.

Kilpailu työntekijöistä on kovaa. Hakijakokemukseen panostamalla voittaa tulevaisuudessakin.